Hur väljer man ett bra bokföringsprogram?
Att bokföra brukade för ett vara företag bokstavligen en pappersbaserad process innebär en redovisning och massor av kolumner, en penna att registrera ett företag väsentliga finansiella data. I den digitala tidsåldern, men även de minsta företagen kan dra nytta av en mängd olika småföretag redovisning programvaror på marknaden. Redovisningsprogramvara kan inte bara hjälpa dig att minska risken för mänskliga fel i dina beräkningar, men det kan hjälpa dig att få insikter i ditt företag som du inte kunde se i pappersform--som genererar försäljningsprognoser för kommande kvartal, bestämma vilka objekt är overbokade och lokalisera din minst lönsamma tjänst.
Redovisning affärssystem kan vara källan till all denna information. Men att hitta bästa bokföringsprogram för programvara för ditt företag kan vara en utmaning, med en explosion av inplastade programvaruprodukter och online ansökan erbjudanden.För att välja ett företag redovisningsprogram, måste du förstå vissa företag redovisning grunderna, ta en god titt på din verksamhet och sitt behov av redovisning och bedöma produkterna som finns tillgängliga idag.
-Det är verkligen viktigt att få detta rätt. I många fall, kan det göra skillnad mellan företag som är lönsamma kontra inte lönsamma, "säger Peter Stålnacke, ordförande för hitta Bokföring idag, en oberoende webbplats som tillhör PPGA. På webbplatsen kan du fylla i en flera sidor lång undersökning om din programvara behov som det kommer att matcha till kvalificerade leverantörer. "Jag tror det är ganska viktig för alla dessa dagar. Och produktpriserna är så låga i vissa fall, att de minsta företagen kan hjälpas genom att använda programvara. När de blir större drivkraft att göra det är ännu starkare. "
På följande sidor kommer att i detalj vilka typer av finansiella produkter finns idag, vad du behöver veta om ditt företag innan redovisning programvara och slutligen hur du avgör vilken redovisning affärssystem är bäst för ditt företag.
Typer av bokföringsprogram
Utbud av bokföringsprogram tillgängliga för små och medelstora företag har ökat stadigt. Just nu, det finns några allmänna kategorier att välja mellan: småföretag löner och redovisning paket, mer virusgenomgång business management program, online Web-baserad applikationer och gratis program. Här finns en liten sammanfattning av varje kategori och några av de populära produkterna för små och medelstora företag:
- Småföretag löner och redovisning. Det finns flera topp-säljer programvara bokföringsprogram kan du köpa från hyllan eller över webben, som kommer att tillgodose de flesta småföretag genom redovisning verktyg och rapporter måste du använda finansiella data.
- Affärsystem. Dessa ligger i en högre priseklass och mer fullständig-funktioner redovisning program som också kan innehålla andra finansiella funktioner måste du hålla reda på ditt företag, som försäljningsstället, inventeras, customer relationship management (CRM), fakturering, inköp och även enterprise resource management (ERP).
- Web-baserad bokföringsrogram. En ny kategori av online-finansiella program har framkommit under de senaste åren, att dra nytta av den växande förtroende för att företag utvecklar på webben som en säker miljö. Nu när företagare blir verkligen bekväma med "i molnet" programvarumodellen och de inneboende fördelar som det erbjuder, är de i växande siffror börjar att se bortom e-post eller office produktivitet till mer sofistikerade och känsliga program som ekonomi.
- Fri programvara bokföringsprogram. De flesta små företag måste vara skeptisk till "gratis" program, särskilt när det handlar om de finansiella uppgifterna för ditt företag. Det finns dock en hel del bra gratis bokföringsprogram. Dock är det svenska utbudet begränsat.
Ett första steg du behöver ta välja redovisning programvara för ditt företag är att göra en bra analys, som kommer att behandla både administrativa och finansiella behoven. Det bör vara bred, utforska både uppenbara frågor och sådana som verkligen gör du tror. Ta din tid med detta viktiga steg, eftersom det sista du vill är att upprepa denna process inom de närmaste två åren. Om du får oväntade tillväxt som tvingar en uppgradering, fantastiskt, men bra planering i detta skede kan du undvika att behöva ändra programvara för tidigt. Få lite hjälp innan du köper något.
Ett första steg som du måste ta innan beslut fattas om redovisning programvara är att se till att du är något ekonomiskt läskunniga. -En av de misstag som företag gör när de köper redovisning programvara i tro att de inte behöver veta något alls om finansiella redovisning eftersom programmet bara tar hand om det.
Det finns flera sätt att en entreprenör eller en företagsledare kan bli skicklig för att förstå vilka data som verksamheten måste hålla (för att fatta bättre affärsbeslut) och vad rapporter de behöver för att generera skattemyndigheterna. Du kan läsa böcker. Du kan ta klasser. Du kan göra forskning på Internet. "Du inte kan använda alla redovisnings-program om det är skräp i och skräp ut," Det är vad resultatet är om du inte förstår vad du har att lägga.
Ett annat övervägande är typ av verksamhet du driver. Flera olika sektorer har specialiserade moduler eller tillägg paket eftersom de måste hålla specialiserade uppgifter. Om du är en tillverkare, till exempel, då du kan behöva ha en förståelse av inventering och hantering av delar och arbetskraft. Om du är en återförsäljare, kan du också behöva ha en förståelse för lagret via ett program som försäljningsställen.
Om ditt företag har en revisor--antingen en extern konsult eller en intern revisor--gör du klokt att rådfråga den experten innan du tar steget till redovisning programvara.Din revisor kan kanske att rekommendera som fungerar med program som de har.Pinson säger, kan faktiskt vissa revisorer hjälper dig ställa in din redovisning programvara så att den samlar in data som de behöver för att arkivera dina skatter, liksom. -De vet vilken typ av verksamhet du har och vad du behöver.
Din IT-avdelning är lika viktig som din revisor. Du måste också förstå din maskinvara situation. Företagens redovisning programvarupaket använda stora databaser, vanligen bestående av många olika datatabeller alla arbetar tillsammans, så ta en god titt på diskutrymmet. Som redovisningsinformationen växer, händer som snabbt, utrymme den behöver. Detta är den viktigaste artikeln översyn, men inte enda. Du kommer att behöva bedöma ålder systemet, liksom din säkerhetskopiering förfaranden och lagringsmedia.
En nyckelfråga är din budget. Lagerprodukter är alla mycket överkomligt. När du börjar fokusera på industri-specifika redovisning programvara, kallas även vertikala programvara, gå kostnaderna upp och upp och upp.
De flesta vertikala redovisning affärssystem säljs genom ett mervärde återförsäljare, så att de kan visa att programmet och hjälpa dig med installation, konfiguration och utbildning. Programvaran har en högre prislapp eftersom den har en mindre marknad än allmän redovisning programvara och årlig avgift för underhåll som krävs för att få uppdateringar och uppgraderingar som de produceras. Du måste också betala för tjänsterna. Dessa kostnader måste beaktas i din budget, om du går den vägen.
Ta reda på vad alla andra med i din bransch. Okej, kanske inte alla andra, men en åtminstone några av dina konkurrenter. Business möten är en utmärkt plats att prata om detta, och du kan också be din revisor, eftersom de bör ha minst en annan klient i din bransch.
Det finns också konsulter och tjänster som hjälper dig att begränsa ditt alternativ för bästa ekonomiska redovisning programvaran för din verksamhet.
Nu när du har fått en hel del input, är det dags att sitta ned och dokumentera vad du vill ha redovisning affärssystem att göra för dig. Naturligtvis du kan förmodligen inte hittar ett affärssystem för redovisning som uppfyller alla objekt i listan, så bör du också bestämma vilka du kan leva utan.Det är viktigt att balansera den information du har fått från alla du har talat med med vissa faktauppgifter och objektiva åsikter.
Vissa affärssystem redovisning kan användas på försök, vilket ger dig en känsla för gränssnittet och funktioner. Några av dem är fullt program att antingen tillåta ett begränsat antal användningsområden eller ett begränsat antal dagar efter användning. Andra program erbjuder begränsade funktioner i deras testversioner. I båda fallen är det bra att kunna prova innan du köper.